CONDITIONS GENERALES D’AFFRÈTEMENT POUR UN SÉJOUR AU SPITZBERG

1 - CONDITION PHYSIQUE DES PARTICIPANTS

Le caractère d’isolement, les contraintes maritimes et la présence d’ours polaires, donnent aux séjours que vous organisez à bord, une dimension risquée qui nécessite une sélection des personnes désireuses d’y participer.
- Nous sommes sur un petit bateau qui est parfois secoué. A bord, il faut emprunter des échelles raides et le mouvement du bateau accentue la difficulté à les utiliser. Comme dans tous bateaux de cette taille, les cabines sont petites et l’accès aux couchettes supérieures peut mettre en difficulté certaines personnes. En cas d’évacuation du bateau, il faut également un minimum d’agilité.
- En cas d’une rencontre d’ours à terre, un rapatriement rapide vers le zodiac peut être nécessaire.
Tout ceci pour mettre l’accent sur l’importance que chacun ait une condition physique minimum (pouvoir monter une échelle verticale de 3m, est un bon repère) ainsi qu'un état de santé adapté et ne nécessitant pas de traitement particulier.

LES CONSÉQUENCES ÉVENTUELLES

-En balade à terre, la présence des ours nous obligent à rester groupés. Les personnes qui auraient des difficultés à se déplacer en terrain accidenté retarderont le groupe et limiteront le rayon d’action et donc les observations.
Rester à bord n’est pas une solution en ce sens que, si la personne n’a pas le niveau pour accompagner le groupe à terre, elle ne l’aura pas plus sur le bateau quand celui-ci bougera et cette personne se mettra en danger.
-Si une personne chute à terre ou à bord, il faudra probablement retourner à Longyearbyen, ce qui peut prendre un ou deux jours, plus quelques jours sur place, le temps des examens. Nous n’aurons ensuite plus le temps nécessaire pour atteindre les objectifs géographiques et d’observations attendus.
Le séjour des autres passagers en serait fortement compromis !!
Dans le doute, le capitaine devra faire route vers Longyearbyen pour que la personne soit examinée. Il en va de sa responsabilité et personne ne pourra s’opposer à sa décision. Idem en cas de problème de traitement médicamenteux particulier, ou de réaction allergique à la nourriture.

2 – LES RESTRICTIONS
- Nous demandons aux personnes victimes d'allergies alimentaires de bien vouloir nous prévenir par écrit en amont de leur séjour. Nous n’avons pas les moyens techniques et humains pour assurer un menu spécial mais nous tenterons de nous adapter au mieux.
- Nos séjours au Spitzberg ne sont pas ouverts aux femmes enceintes et aux enfants de moins de 15 ans
- Un traitement médical dont l’interruption due au mal de mer porterait à conséquences, représente une inaptitude dans les croisières au Spitzberg.
Si le capitaine juge qu’une personne n’a pas respecté ces consignes et prend un risque en voulant embarquer, le séjour pourrait se voir modifié ou la personne refusée, sans donner lieu à remboursement ou prise en charge des frais de retour.
Si l’équipage découvre le handicap d’une personne en cours de séjour, le bateau pourra revenir à Longyearbyen pour débarquer la personne ou la consigner à bord. Elle ne participera donc pas aux débarquements quotidiens.
En cas de risque épidémique, la société SAS Escales Polaires, le capitaine du bateau ou toute autorité sanitaire locale, peuvent imposer un questionnaire de santé aux membres du groupe ainsi le cas échéant qu’un test de dépistage avant ou à l’occasion de l’embarquement.
Toute personne positive à un test de dépistage se verra refuser l’accès au bateau sans pouvoir donner lieu à remboursement ou prise en charge des frais de retour.

3 - PROGRAMME
L’EMBARQUEMENT SUR LE BATEAU A VOTRE ARRIVEE :
- Tout le groupe devra impérativement embarquer à la même heure.
- Vous embarquez au premier jour de votre affrètement en début d’après-midi. Pour ceux qui choisiront d’arriver plus tôt, sachez que nous ne pouvons gérer ni les personnes ni les bagages.

DÉROULEMENT DU SÉJOUR :
- A bord, le programme de votre séjour fera l'objet d'une concertation entre le Capitaine et le représentant du groupe. Dans le souci de réussir pleinement votre séjour, ce sera toujours le Capitaine qui décidera du déroulement des étapes en fonction de vos aspirations, de son expérience à les gérer et des nombreux paramètres dont la responsabilité lui incombe.
- Au Spitzberg, par souci de sécurité et conformément à la réglementation locale vis à vis des ours polaires, aucune personne n'est autorisée à débarquer du bateau sans être accompagnée d'un membre armé de l'équipage, sauf à Longyearbyen.
- A l’occasion des sorties à terre, tous les participants devront rester groupés, proches du membre d’équipage qui assure la sécurité. Personne ne pourra s’éloigner du groupe.
- Contractuellement le dernier jour de l’affrètement doit être consacré à la visite de Longyearbyen. Cela génère une marge en cas d’imprévus météorologique ou technique, dans le but de ne pas vous faire manquer les vols de retour.