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General Terms and Conditions

Updated 07/2025

REGISTRATION

By registering for one of our cruises, you acknowledge and accept these general terms and conditions.

This is not a package tour organized by a travel agency. You remain responsible for your own travel arrangements to and from the boat, including any necessary hotel nights. Escales Polaires is solely responsible for the maritime cruise service. The captain has full authority over the daily itinerary.

Accommodation is provided in double cabins, with a maximum of 12 participants.

PROGRAM

Day 1 (D): Boarding begins in the late afternoon, from 7:00 p.m. Please note that if you arrive earlier, we cannot store your luggage or provide assistance.

Days D+1 to D+N-1: Your cruise program.

Last day (D+N): Disembarkation is scheduled at 9:00 a.m.

PHYSICAL FITNESS

For the safety of all passengers and the success of shore excursions, it is important not to underestimate the physical demands of this trip. Due to the remote nature of the journey, participants must be physically fit (e.g., able to climb a vertical 3-meter ladder). Seasickness is possible and must be manageable without additional medical support.

This trip is not suitable for people with reduced mobility, pregnant women, or children under 10. If you have medical conditions, allergies, or require specific treatments, please contact us before registering. A medical certificate may be required to confirm your fitness to participate.

The captain reserves the right to deny boarding to any person deemed unfit for the trip, without refund.

In the event of epidemic risks, Escales Polaires, the captain, or local health authorities may require health screenings or questionnaires. Anyone testing positive will be denied boarding without refund.

RESERVATION

As Escales Polaires is not a travel agency, we cannot arrange services beyond our own. You are responsible for booking your flights, hotels, and transfers to the boat. We will be happy to advise you if needed.

To confirm your reservation, you must sign the registration form and pay a 30% deposit of the total cost of the trip.

PAYMENT

Payment schedule:

• First deposit: 30% upon booking.

• Second deposit: 40% three months before departure.

• Balance: due one month before departure.

For bookings made within three months of departure, full payment is required at the time of booking.

Failure to meet payment deadlines will be considered a cancellation on your part.

Payments may be made by bank transfer or credit card (via a secure online portal).

CANCELLATION POLICY

If you cancel:

• More than 12 months before departure: 100% refund, minus €100 administrative fee per passenger.

• Between 12 months and 91 days before departure: 70% refund.

• Between 90 and 31 days before departure: 30% refund.

• Less than 31 days before departure: no refund.

Cancellations take effect from the date we receive your cancellation email.

 

If we cancel: If Escales Polaires cancels the trip, all payments will be refunded. No additional compensation will be provided, including for expenses incurred in preparation.

If changes are necessary after boarding due to unforeseen circumstances, refunds will be made for services not rendered. If the Isbjornen II is unavailable, a replacement vessel of equivalent comfort and capacity will be provided without further compensation.

RESPONSIBILITIES

Escales Polaires operates under the French Transport Code (L-5421-2 and following) and is insured by the Shipowners Club of London and Transmer Assurances.

Given the nature of our expeditions, Escales Polaires cannot be held responsible for changes in dates, itineraries, or weather conditions, nor for any failure to observe wildlife.

All participants must follow crew instructions. The crew will not be held responsible for incidents or injuries resulting from reckless behavior.

Information provided in technical sheets or on our website is indicative and not contractually binding.

PRICES / DATES

Prices are per person and do not include airfare, cancellation insurance, museum visits, or accommodations on land.

INSURANCE​

Each passenger is covered for civil liability during the cruise, including search and rescue costs. It is your responsibility to purchase appropriate cancellation insurance. The services described (itineraries, wildlife sightings, weather conditions) are not contractually guaranteed.


Conditions Générales de Vente

Mise à jour 07/2025

INSCRIPTION

En vous inscrivant à l'une de nos croisières, vous reconnaissez et acceptez ces conditions générales.

Il ne s'agit pas d'un voyage organisé par une agence. Vous restez l'organisateur de vos propres déplacements vers et depuis le bateau, y compris pour les éventuelles nuits d'hôtel. Escales Polaires est uniquement responsable du service de croisière maritime. Le capitaine a pleine autorité sur l'itinéraire quotidien.

L'hébergement est prévu en cabines doubles, et le nombre maximum de participants est de 12.

PROGRAMME

Premier jour (J) : L'embarquement commence en fin d'après-midi, à 19h00. Veuillez noter que si vous arrivez plus tôt, nous ne pouvons pas stocker vos bagages ou fournir d'assistance

Jours J+1 à N-1 : Votre séjour.

Dernier jour (N) : Le débarquement est prévu à 09h00.

APTITUDE PHYSIQUE

Pour la sécurité de tous les passagers et assurer la réussite des excursions à terre, il est important de ne pas sous-estimer les exigences physiques de ce voyage. Étant donné la nature isolée du voyage, les participants doivent posséder une condition physique adéquate (par exemple, être capable de grimper une échelle verticale de 3 mètres). Le mal de mer est possible, et les participants doivent être capables de le gérer sans soutien médical supplémentaire.

Ce voyage n'est pas adapté aux personnes à mobilité réduite, aux femmes enceintes ou aux enfants de moins de 10 ans. Si vous avez des problèmes médicaux, des allergies ou si vous avez besoin de traitements spécifiques, veuillez nous contacter avant l'inscription. Un certificat médical peut être requis pour confirmer votre aptitude à participer.

Le capitaine a le droit de refuser l'embarquement à toute personne jugée inapte pour le voyage, sans remboursement.

En cas de risques épidémiques, Escales Polaires, le capitaine, ou les autorités sanitaires locales peuvent exiger des contrôles de santé ou des questionnaires. Toute personne testée positive se verra refuser l'embarquement sans remboursement.

RÉSERVATION

Escales Polaires n'étant pas une agence de voyages, nous ne pouvons pas organiser de prestations au-delà de nos propres services. Vous êtes responsable de la réservation de vos vols, hôtels et transferts vers le bateau. Nous serons heureux de vous conseiller si besoin.

Pour valider votre réservation, vous devez signer le formulaire d'inscription et fournir un acompte de 30 % du coût total du voyage.

PAIEMENT

Calendrier des paiements :

  • 1er acompte : 30 % lors de la réservation.
  • 2ème acompte : 40 % trois mois avant le départ.
  • Solde : dû un mois avant le départ.

Pour les réservations effectuées dans les trois mois précédant le départ, le paiement complet est exigé au moment de la réservation.

Tout manquement aux échéances de paiement sera considéré comme une annulation de votre part.

Les paiements peuvent être effectués par virement bancaire ou par carte de crédit (via un portail sécurisé en ligne).

POLITIQUE D'ANNULATION

Si vous annulez :

  • Plus de 12 mois avant le départ : remboursement à 100 %, moins des frais administratifs de 100 € par passager.
  • Entre 12 mois et 91 jours avant le départ : remboursement à 70 %.
  • Entre 90 jours et 31 jours avant le départ : remboursement à 30 %.
  • Moins de 31 jours avant le départ : aucun remboursement.

Les annulations prennent effet à partir de la date de réception de votre e-mail d'annulation.

Si nous annulons : Si nous annulons le voyage, tous les paiements seront remboursés. Aucune compensation supplémentaire ne sera accordée, y compris pour les dépenses engagées pour la préparation du voyage.

Si des changements sont nécessaires après l'embarquement en raison de circonstances imprévues, les remboursements seront effectués pour les services non fournis. Si le bateau Isbjornen II est indisponible, un bateau de remplacement de confort et de capacité équivalents sera fourni, sans compensation supplémentaire.

RESPONSABILITÉS

Escales Polaires opère sous le Code des Transports (L-5421-2 et suivants) et est assuré par le Shipowners Club de Londres et Transmer Assurances.

Étant donné la nature de nos expéditions, Escales Polaires ne peut être tenue responsable des changements de dates, d'itinéraires ou de conditions météorologiques, ni de l'absence d'observation des animaux.

Tous les participants doivent suivre les instructions de l'équipage. L'équipage ne sera pas tenu responsable des incidents ou blessures résultant de comportements imprudents.

Les informations fournies dans nos fiches techniques ou sur notre site Web sont données à titre indicatif et n'ont pas de valeur contractuelle.

TARIFS / DATES

Les tarifs sont par personne et n'incluent pas les billets d'avion, l'assurance annulation, les visites de musées ou les nuits à terre.

ASSURANCE

Chaque passager est couvert en responsabilité civile pendant la croisière, y compris pour les frais de recherche et de sauvetage. Il est de votre responsabilité de souscrire une assurance annulation adaptée. Les prestations décrites (itinéraires, animaux, météo) ne sont pas garanties contractuellement.